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Conférence téléphonique: comment augmenter la sécurité ?

La conférence téléphonique revisitée grâce aux technologies web et mobiles

La conférence téléphonique est de très loin le mode de réunion à distance le plus utilisé. Si les atouts sont indiscutables, le manque de sécurité et l'absence de contrôle sont souvent préoccupants. Nous vous proposons de passer en revue les  atouts et les faiblesses de la conférence téléphonique, et de voir comment les technologies web et mobiles sont capables d'en enrichir la pratique.

Les atouts de la conférence téléphonique
Fiabilité et qualité des échanges en réunion

Un  service de conférence téléphonique permet d’organiser une réunion de n’importe où (déplacement, téléphone fixe ou portable) avec tous vos correspondants dans le monde. Les communications sont globalement de bonne qualité. La connexion est fiable à 5 comme à 50 ou 150 participants.

Faciles pour tous

Il suffit d’appeler un numéro de téléphone et de composer un code d’accès.

Organisation rapide et intuitive

L’organisateur invite facilement les participants et ouvre la conférence téléphonique à tout moment de n’importe où.

Temps gagné et efficacité immédiate

La conférence téléphonique permet de gagner instantanément du temps, par exemple en évitant de répéter 10 fois la même chose à 10 personnes différentes (réunions commerciales).
Et que dire si l'on peux éviter des déplacements inutiles.

Les points faibles des conférences téléphoniques

Les atouts de la conférence téléphonique sont tels que l’on accepte ses défauts :

La sécurité : 

En dépit des nombreuses fonctions disponibles pour filtrer l’accès des participants, la plupart des animateurs de conférences téléphoniques se contentent d’ouvrir l’accès,  sans aucun contrôle sur les entrées.
Que faire lorsque l’on a un doute sur l’identité d'un participant ou sur leur nombre exact ? 
Comment être certain qu’aucune oreille indésirable ne reste tapie dans l’ombre lorsque l’on souhaite poursuivre la discussion avec quelques uns en fin de réunion ?
Malheureusement, les codes à composer sur le clavier du téléphone pour renforcer la sécurité d'une conférence téléphonique sont rarement connus des utilisateurs.

Le manque de confort

Quoi de plus inconfortable que d’animer une conférence téléphonique ?
L’exercice revient souvent à animer la conférence en aveugle, sans voir qui est réellement là, qui est attentif et qui ne l’est pas, quelles sont les réactions.
De même si les participants ne se nomment pas avant de prendre la parole, on peut avoir certaines difficultés à les identifier. 

L’absence de contrôle

Comment agir lorsqu’un bruit perturbe la conférence téléphonique.
Faut-il s’interrompre et appeler un helpdesk ?
Existe-t-il un moyen d’intervenir directement ?
Comment distribuer les prises de paroles et contrôler le débat si les participants sont nombreux, ou l'un d'entre eux beaucoup trop actif dans le débat ?

Comment renouveller la pratique des conférences téléphoniques ?

Les outils permettant d’arrêter de travailler en aveugle et de maîtriser la sécurité et la qualité d’une conférence téléphonique existent depuis une dizaine d’années.
Ils  ont pour le moment  été adoptés par seulement 15% des utilisateurs.
Un grand travail d’information reste à faire, d’autant qu’avec la généralisation de l'accès à Internet et l’apparition d’applications mobiles, les principaux freins à l’adoption de ces outils sont levés.

Le pilotage de conférence téléphonique

A partir d'un PC ou d'un smartphone, l’organisateur accède en un clic à une représentation visuelle de la conférence téléphonique. 
Il peut :

  • Ouvrir ou fermer la porte
  • Accepter ou refuser l’entrée d’un participant
  • Accueillir un participant en aparté avant de l’accepter ou de le déconnecter
  • Nommer les participants
  • Identifier à tout moment celui qui parle
  • Identifier une ligne bruyante, la neutraliser ou la déconnecter
  • Désactiver le micro de l’ensemble des participants à la conférence
  • Activer individuellement le micro de participants choisis
  • Mettre en place un tour de parole ou une cession questions/réponses
  • Dialoguer en aparté avec certains participants
  • Déconnecter un ou plusieurs participants choisis
  • Déconnecter l’ensemble des participants 
  • Enregistrer la conférence téléphonique
Tout devient plus facile

L’utilisation du logiciel de pilotage de conférence téléphonique ou son application mobile est la première étape pour dépasser les limites du téléphone, améliorer la qualité des réunions et en développer l’usage.

De la conférence téléphonique à l’audio conférence hybride

Lorsque l’animateur d’une  conférence téléphonique Directmeeting est connecté sur le web, il peut communiquer à certains participants l’URL qui leur permettra de participer en VoIP. Ils pourront alors dialoguer avec les participants au téléphone, tout en évitant le coût d’un appel téléphonique international.

De la conférence téléphonique aux web conférences

Une fois sur le web pour piloter une conférence téléphonique, l’animateur peut très facilement décider de partager des documents, son écran ou n’importe quel fichier et application.
Il lui suffit de communiquer aux participants son URL personnelle d’accès en web conférence. 
Les participants sans accès au web pourront quand même rejoindre la réunion d'un simple appel téléphonique.
Pour permettre cette évolution, les solutions de conférence téléphonique commercialisées par Directmeeting sont intégrées aux meilleures plateformes de conférence web et vidéo du marché.

De la conférence téléphonique à la vidéo conférence

Une fois sur le web, les participants dotés d’une webcam et d’une connexion à Internet  de bonne qualité pourront se voir. Un bon moyen d’augmenter la convivialité et l’efficacité des réunions.
Tous les participants à la conférence pourront identifier à l’écran celui qui parle.

 

Quelle impact sur le choix d'une solution de conférence téléphonique ?

Encore aujourd'hui, 80% des réunions à distance sont des conférences téléphoniques. Elles sont faciles à organiser et tout le monde peut participer de n'importe où, sans contraintes techniques.
Néanmoins, si l'organisateur est à côté d'un écran au moment de la conférence, il peut en 1 clic de souris se faire appeler et avoir accès à un niveau de contrôle et de sécurité nettement supérieur.
Par ailleurs, la généralisation des utilisations du web en entreprise facilite un transfert rapide de certaines utilisations de conférence téléphonique vers la web conférence, beaucoup plus riches et conviviale.
Si vous devez choisir une solution de conférence téléphonique en 2016, il est donc déterminant d'opter pour une solution disposant d'outils de pilotage web efficaces, et qu'elle soit intégrée au priincipales plateformes de conférence web et vidéo du marché.